COMUNICACIÓN EMPRESARIAL


La comunicación es una función estratégica que apoya estructural mente el proyecto empresarial, por lo que se convierte en un instrumento para la calidad.  Una buena comunicación permite conocer las necesidades de los miembros de la empresa y sus clientes. En definitiva, a través de una comunicación eficaz se puede construir, transmitir y preservar una clara visión compartida, los valores, la misión, y los objetivos de una organización.




VANESSA CASTRILLON


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COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA

Comunicación interna: Toda empresa, para una buena gestión, ha de funcionar con planes y objetivos a lograr.  La comunicación interna es imprescindible para que todo el personal de la empresa, en todos sus niveles, conozca cuales son esos planes, esos objetivos y su grado de participación en esa tarea.

 

3 formas de comunicación interna en las empresas 


1. Comunicación descendente
Se trata de la comunicación formal básica e históricamente más utilizada. Surge desde los directivos de la empresa y desciende a los distintos niveles de la pirámide jerárquica. Su finalidad es informar instrucciones, objetivos o políticas de la empresa.
Para este tipo de comunicación, selecciona las herramientas de acuerdo con qué queréis transmitir y a quiénes va dirigido. Las más típicamente utilizadas en las empresas son:
·                Manual del empleado
·                Publicación institucional (revista, periódico)
·                Carta al personal
·                Reuniones informativas
·                Entrevista
·                Cartelera
·                Circulares y correos electrónicos grupales
2. Comunicación ascendente
Son los mensajes que circulan de abajo hacia arriba en la empresa; nacen en la base de la organización y llegan a la alta dirección. Permite a los empleados plantear ideas y sugerencias, así como dar retroalimentación a la comunicación descendente.

Entre las herramientas más utilizadas para alentar este tipo de comunicación figuran:
·               Buzón de sugerencias
·                Entrevista
·                Intranet
·                Correo electrónico
·                Círculos de calidad
·                Reuniones periódicas

3. Comunicación horizontal
Es la que existe entre personas o áreas de la empresa que se encuentran en el mismo nivel jerárquico; básicamente se da entre pares. Cuando se fomenta desde la empresa, se promueve como pauta de trabajo la colaboración y el trabajo en equipo. Los instrumentos más adecuados son:
·               Reuniones por departamentos o grupos de trabajo
·               Sesiones informativas
·              Correo electrónico
·               Redes sociales
·               Reuniones con otras divisiones (comunicación horizontal)
 una red social puede servir para crear conocimientos en forma colectiva entre jefes y subordinados, o bien para compartir información entre pares.

QUE ES LA CARTA


Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre impresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.
La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.




 Estilo de la carta

El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:
- Formal, si se trata de asuntos oficiales, públicos o de negocios; Es una carta dirigida a una persona que no conocemos o con quien no tenemos amistad..


- Coloquial o informal, si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan; Es informal porque la relación es de confianza.


- Familiar, que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.


- Extremadamente formal, en estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la Institución) Don/Doña (Nombre y Apellido).

 Partes De La Carta


Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los siguientes conceptos:


- Encabezado: nombre, dirección y fecha del día y lugar al que se dirige.
- Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
- Cuerpo: exposición del asunto con los temas pertinentes.
- Despedida: el nombre en la parte inferior de la carta.
- Firma clara.

La carta también se compone de:

- Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).
- Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
- Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario)
Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
 Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.
 Antefirma: razón social o denominación de la casa.
 Firma: nombre completo del remitente y su rubrica.

Usos de la carta

Se utilizan para mantener comunicación con gente conocida con la que se tiene confianza, familiares y amigos. En ella se utiliza el lenguaje informal y coloquial. En ella se transmiten acontecimientos, sentimientos y pensamientos. La estructura de este tipo de carta no es tan rígida como en el caso de cartas formales.

Comunicación entre dos personas que se conocen y en la que el tema a tratar permite la utilización de un lenguaje informal Pues su función es mantener comunicada a la gente. En ellas se escribe lo que se desea decir (incluso a veces puedes usar algún código que compartas con el destinatario) 

Actualmente la correspondencia en cartas está cayendo en desuso debido a las "nuevas" tecnologías (telefonía, Internet, celulares, los ya también algo olvidados fax y telégrafo).

QUE ES UN MEMORANDUM


El memorando, conocido originalmente como memorándum, es un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve. Se define como un comunicado rápido, formal pero sin la necesidad de una firma, que trata de algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida. El término viene del latín memorándum, que significa “cosa que debe recordarse”. También en la oficina es conocido como un "memo".
El memorando es una manera muy útil de comunicarse dentro de una institución para lograr transmitirse de manera breve los asuntos importantes que conciernen a dicha institución. Debido a que es un documento de carácter interno por naturaleza, es utilizado para la transmisión de información entre los departamentos de una misma empresa o entre los trabajadores de la misma. 




Partes del memorándum


·         El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:
1.    Lugar y fecha.
2.    Código.
3.    Destinatario.
4.    Asunto.                                                               
5.    Cuerpo.
6.    Despedida.
7.    Firma.
8.    "Con copia".
9.    Pie de página.

·         Y las siguientes complementarias:
1.    Membrete
2.    Nombre del año.
3.    Referencia.
4.    Sello
5.    Anexo


Usos del memorándum


El memorando simple:


se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir y transcribir documentos; dar a conocer la realización de actividades y la ejecución de tareas. . 



El memorando múltiple:



se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en forma simultánea, a varios destinatarios. 




QUE ES UNA CIRCULAR


Es una orden que una autoridad dirige a su grupo (círculo) de subalternos. El concepto también se usa para hacer referencia a las cartas o avisos dirigidos a un grupo de personas o a la comunidad en general para dar conocimiento de algo: “La empresa publicó una circular donde denuncia presiones del gobierno”“Me acaba de llegar una circular de un movimiento político que promueve tomar la facultad para reclamar mejoras edilicias”“Juan está redactando una circular que tendremos que repartir por el barrio para que toda la gente conozca qué está pasando con los fondos del hospital”.
Es responsabilidad de cada persona leer las circulares detenidamente, para estar al tanto de los temas relacionados con su edificio y de este modo poder participar en las decisiones comunitarias.




Partes de la circular:

a) Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución.

CIRCULAR Nº 050-...../GG.

b) Fecha. Se escribe el día, mes y año.

c) Destinatario. Generalmente el documento está dirigido a un grupo de personas interesadas.

Señores
Jefes de Departamentos
Presente

A todos los trabajadores del Departamento de Sistemas.

d) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.

ASUNTO: Cambio de horario.

e) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.

f) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.
Atentamente, cordialmente.

g) Firma y cargo. La firma es la rubrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.
Guillermo Avilés
GERENTE DE VENTAS

h) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento


Usos de la circular


Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que trasmite es específico y de interés general para todos sus destinatarios. Por ejemplo, a través de una circular se puede comunicar, cambios de horario, rotación de jefes, nombramiento de comisión reorganizadora, ascensos del personal, aplicación enlace de encuesta, acuerdos y decisiones del directorio, etc. Permite dentro de una institución, un vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre personas del mismo rango). Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas. Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la impresión mimeografiada o a copias fotostáticas.